Integritetspolicy

01Allmänt

Den här policyn beskriver hur plops Oy behandlar personuppgifter som personuppgiftsansvarig. Den gäller besökare på vår webbplats, personer som kontaktar oss samt kontaktpersoner hos våra prenumererande kunder.

När vår kund behandlar sina egna anställdas uppgifter i tjänsten (skift, frånvaro och övrig HR) är kunden personuppgiftsansvarig och Sutja agerar personuppgiftsbiträde. Den behandlingen regleras av ett separat personuppgiftsbiträdesavtal som beskrivs på GDPR-sidan.

02Personuppgiftsansvarig

Företag

plops Oy

FO-nummer

3596026-3

Postadress

Linnanpellonkatu 52, 70300 Kuopio

Dataskydd

tietosuoja@sutja.fi

Personuppgiftsansvarig är plops Oy (organisationsnummer 3596026-3). Postadress: Linnanpellonkatu 52, 70300 Kuopio, Finland.

Vi har inte utsett ett separat dataskyddsombud, men i dataskyddsfrågor kan du kontakta tietosuoja@sutja.fi.

03Ansvarig eller biträde

Sutja är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som Sutja själv styr över: webbplatsbesökare, förfrågningar och kundernas kontaktpersoner.

För de personuppgifter som en kund matar in om sina egna anställda är kunden personuppgiftsansvarig och Sutja behandlar uppgifterna för kundens räkning. Den här policyn täcker inte sådan behandling; den regleras av personuppgiftsbiträdesavtalet med kunden.

04Vad vi använder uppgifterna till

Vi behandlar personuppgifter för följande ändamål:

• Tillhandahålla tjänsten, hantera användarkonton och inloggning
• Kundrelationer, support och kommunikation
• Fakturering och lagstadgade bokföringsskyldigheter
• Utveckling av tjänsten, säkerhet och förebyggande av missbruk
• Statistik över webbplatsens användning utan cookies
• Marknadsföring och kontakt med affärskontaktpersoner
• Mätning av reklamkampanjers effektivitet, endast med samtycke
• Uppfylla lagstadgade skyldigheter

05Vilka uppgifter vi behandlar

Vi behandlar huvudsakligen följande uppgifter:

• Kontaktuppgifter: namn, arbetsmejl, telefonnummer, organisation och roll
• Kontouppgifter: användaridentifierare och kontoinställningar
• Avtals- och faktureringsuppgifter
• Förfrågningar och supportkorrespondens
• Tekniska uppgifter: loggar, IP-adress och sessionsuppgifter för att säkerställa tjänstens funktion och säkerhet
• Uppgifter för annonsmätning, om du kom till webbplatsen via en annons eller en kampanjlänk och tillät mätning: annonsklickets identifierare (Google Ads: gclid, gbraid eller wbraid), kampanjlänkens UTM-taggar (källa, medietyp och kampanjnamn) och tidpunkten då formuläret skickades eller du registrerade dig
• Webbplatsens besöksstatistik: den öppnade sidan utan adressens frågedel, sidans språk, enhetsklass (telefon, surfplatta eller dator), den hänvisande webbplatsens domän, kampanjens UTM-taggar i sidans adress och en besökaridentifierare som byts varje dag. Identifieraren beräknas av IP-adressen och webbläsaridentifieraren, men dessa sparas inte, och ingenting sparas på din enhet

För respons och supportärenden i appen lagrar vi typ, rubrik, beskrivning, avsändare, arbetsyta, roll, vyns sökväg, webbläsaridentifierare, appversion och statushistorik. Rubriken och beskrivningen krypteras. Bara avsändaren och Sutjas personal kan se ärendet; arbetsytans administratörer kan inte se andra användares ärenden. Supporten svarar per e-post. Ärendena ingår bara i det datapaket som avsändaren själv begär. Ytterligare tekniska uppgifter kan omfatta föregående vys sökväg utan frågeparametrar, webbläsarens språk och tidszon, vyns storlek samt tidpunkterna för insamling och fel.

06Varifrån uppgifterna kommer

Vi får uppgifterna huvudsakligen från den registrerade själv eller dennes arbetsgivare (kundorganisationen) när tjänsten tas i bruk eller används. En del uppgifter uppstår vid användning av tjänsten. Företagsuppgifter kan kompletteras från offentliga register såsom handelsregistret.

07Rättsliga grunder för behandlingen

Behandlingen av personuppgifter grundar sig på följande rättsliga grunder:

• Avtal: att tillhandahålla tjänsten till beställaren och användarna
• Berättigat intresse: skötsel av kundrelationen, utveckling av tjänsten, statistik över webbplatsens användning och informationssäkerhet
• Samtycke: elektronisk direktmarknadsföring och mätning av reklamkampanjers effektivitet
• Rättslig förpliktelse: till exempel bokföringslagstiftningen

När behandlingen grundar sig på ett berättigat intresse har vi bedömt vart och ett av de ovan nämnda ändamålen separat och konstaterat att vårt berättigade intresse inte åsidosätts av den registrerades intressen, rättigheter eller friheter. Bedömningarna är dokumenterade och ses över årligen.

Du har rätt att invända mot behandling som grundar sig på ett berättigat intresse av skäl som hänför sig till din specifika situation. Meddela oss på tietosuoja@sutja.fi, så avbryter vi behandlingen om det inte finns tvingande berättigade skäl att fortsätta.

En del uppgifter behövs för att ingå avtalet eller använda tjänsten; utan dem kan vi inte tillhandahålla tjänsten.

08Mottagare och personuppgiftsbiträden

Vi säljer inte personuppgifter. Uppgifterna behandlas för vår räkning av omsorgsfullt valda personuppgiftsbiträden som tillhandahåller till exempel datacenter-, e-post- och bokföringstjänster. Leverantörernas ändamål och behandlingsregioner beskrivs i denna beskrivning.

Leverantörer för Sutjas egen verksamhet anges i nästa avsnitt. Underbiträden som behandlar kundens arbetsyteuppgifter anges separat på GDPR-sidan och omfattas av personuppgiftsbiträdesavtalet med kunden.

Faktureringen av beställningar sköts i Procountor (Accountor Finago Oy). När vi fakturerar en kunds beställning överför vi faktureringsuppgifterna dit: företagets namn, FO-nummer, faktureringsadress, faktureringskontaktpersonens e-postadress samt fakturans uppgifter. Procountor skapar och levererar också fakturan och fungerar som vårt bokföringssystem, varvid fakturauppgifterna sparas under den tid bokföringslagen kräver.

Tuumo Oy behandlar webbplatsens besöksstatistik för vår räkning i sin händelseanalystjänst. Webbplatsens eget skript skickar först händelsen till vår server, som vidarebefordrar den till Tuumo. Din webbläsare har ingen kontakt med Tuumo, och Tuumo får inte din IP-adress, webbläsaridentifierare, e-postadress eller andra formuläruppgifter. För att beräkna besökaridentifieraren använder vår server IP-adressen och webbläsaridentifieraren endast tillfälligt: den kombinerar dem med ett slumpmässigt salt som byts varje dag och beräknar en hash som de inte kan återskapas ur. Besök samma dag räknas som en besökare, men besök olika dagar kan inte kopplas till varandra. Kampanjens UTM-taggar ingår i statistiken även utan samtycke till mätning, men de kopplas inte till ditt namn, dina kontaktuppgifter eller ditt användarkonto, och de skickas inte till annonsplattformar.

Uppgifter kan lämnas ut till myndigheter om lagen kräver det.

Kunden kan ge en extern löneräknare begränsad åtkomst till arbetsytan utan att skapa en anställning. Löneräknaren ser löneunderlag per löneart, godkända ersättningar med sina kostnadsrader, lönerapporterna (timmar och flextid, kortköp, frånvaro, semestersaldon, avvikelser från kollektivavtalet samt veckoslut och helgdagar) samt de person- och anställningsuppgifter som behövs för att lägga upp anställda i lönesystemet, inklusive personbeteckning, bankkonto, adress och löneuppgifter. Löneräknaren kan rätta personalnummer, kostnadsställekoder och löneinställningar samt starta löneexport, men kan inte godkänna timmar eller ersättningar. Saldon ser löneräknaren för avstämning men ändrar dem inte: att bokföra en saldotransaktion är arbetsgivarens uppgift, och den externa parten har ingen väg till det. Kunden ansvarar för åtkomsten och sin egen löneräknare; denna är inte ett underbiträde som Sutja har valt. När anställningsuppgifterna öppnas registreras det i användningsloggen utan personbeteckning, bankkonto eller andra visade värden. Åtkomsten kan återkallas i arbetsytans inställningar.

När Slack-meddelanden är aktiverade skickas rubriken, beskrivningen och de tekniska uppgifterna i respons och supportärenden från appen till Sutjas personals supportkanal i Slack. Slack Technologies Limited tillhandahåller tjänsten för Sutjas egen kundsupport. Separata kontakt- och faktureringsuppgifter visas endast i Sutjas interna administrationsvy.

Annonsmätningen fungerar på samma sätt i alla formulär på webbplatsen och vid registrering. Om du kommer via en annons eller en kampanjlänk visar formuläret en separat kryssruta för annonsmätning. Rutan är tom som standard. Endast om du kryssar i den sparar vi annonsklickets identifierare och kampanjlänkens UTM-taggar med formulärets kontakt i Brevo, eller med ditt användarkonto när du registrerar dig. Den första arbetsyta du skapar får sin anskaffningskanal från dem, och kanalen sparas också i försäljningsuppgifterna för arbetsytans provperiod i Brevo.

Till Google Ads skickar vi endast annonsklickets identifierare, tidpunkten för händelsen och ett fast konverteringsvärde. Vi skickar inte ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer eller UTM-taggarna. Google behandlar uppgifterna som självständig personuppgiftsansvarig enligt Google Ads dataskyddsvillkor. Av UTM-taggarna ser vi endast från vilken kanal, till exempel LinkedIn eller Facebook, kontakten kom. De skickas inte till några annonsplattformar.

Du kan återkalla samtycket genom att skriva till tietosuoja@sutja.fi. Då tar vi bort identifierarna och skickar ingen konvertering om den inte redan har skickats.

09Leverantörer för Sutjas egen verksamhet

Leverantörerna nedan behandlar uppgifter för vilka Sutja är personuppgiftsansvarig, till exempel uppgifter för vår egen fakturering. I denna roll är de inte underbiträden enligt kundens personuppgiftsbiträdesavtal.

10Överföringar utanför EU och EES

Appens uppgifter lagras i Finland, liksom webbplatsens besöksstatistik. Behandlingen av kundsupportmeddelanden i Slack beskrivs separat nedan.

Inte heller tjänstens trafik behandlas utanför EU: DNS, innehållsleverans och brandvägg levereras av det slovenska företaget BunnyWay (bunny.net), och trafiken betjänas från EU-noder enligt en dokumenterad begränsning i personuppgiftsbiträdesavtalet.

Slack-meddelanden för Sutjas egen kundsupport utgör en separat behandling: rubriker, beskrivningar och tekniska uppgifter i respons och supportärenden kan även behandlas i USA. Slack beskriver skyddsåtgärderna för internationella överföringar i sin dataskyddsinformation.

Uppgifterna för Google Ads-mätningen tas emot av Google Ireland Limited, och Google kan behandla dem även i USA. Google beskriver skyddsåtgärderna för överföringar i sin integritetspolicy.

11Hur länge vi sparar uppgifter

Vi sparar personuppgifter endast så länge det är nödvändigt:

• Konto- och kunduppgifter: under kundrelationen och högst 90 dagar efter att den upphört, varefter uppgifterna raderas eller anonymiseras
• Ett användarkonto utan giltigt medlemskap i någon arbetsyta: anonymiseras automatiskt när kontot varit oanvänt i 90 dagar
• Uppgifter som hör till bokföringen: den tid bokföringslagen kräver, i regel 6 år
• Kontakter: högst 12 månader
• Uppgifter för annonsmätning (klickidentifierare, UTM-taggar och sändningens status): med formulärets kontakt i Brevo så länge kontakten finns kvar, och med användarkontot tills kontot raderas eller anonymiseras. Arbetsytans anskaffningskanal sparas med arbetsytan och dess försäljningsuppgifter i Brevo. Google sparar en mottagen konvertering enligt sina egna principer.
• Fel- och prestandauppgifter som vi behandlar för felsökning och utveckling av tjänsten: högst 60 dygn
• Trafikloggar från skyddslagret, som behandlas för informationssäkerhet och förhindrande av missbruk: 3 dygn
• Tjänstens användningslogg, som innehåller IP-adress och webbläsaridentifierare: 24 månader. Loggen uppstår i kundens arbetsyta och kunden är personuppgiftsansvarig för den, men Sutja använder samma logg också för att övervaka sin egen informationssäkerhet
• Webbplatsens besöksstatistik: händelserna sparas hos Tuumo i 2 år och raderas sedan. Det dagliga saltet som används för att beräkna besökaridentifieraren raderas inom 48 timmar, varefter identifieraren inte längre kan kopplas till en IP-adress
• Säkerhetskopior: sparas i 31 dygn
• Respons och supportärenden som skickas i appen: under behandlingen och i 24 månader efter att ärendet stängts. När arbetsytan raderas permanent raderas även ärendena.

När en arbetsyta raderas upphör åtkomsten till uppgifterna omedelbart och uppgifterna förstörs permanent efter 58 dagar. Som sista steg i förstöringen förstör vi arbetsytans krypteringsnyckel, varvid dess krypterade uppgifter blir permanent oläsbara. I säkerhetskopior som tagits före raderingen finns uppgifterna kvar tills dessa säkerhetskopior upphör 31 dygn efter att de togs.

För de anställdas uppgifter som kunden lagrar i sin arbetsyta gäller egna, stegvisa lagringstider. Personuppgiftsansvarig för dem är kunden, och de omfattas därför inte av denna beskrivning. De är samlade i en tabell på GDPR-sidan.

Meddelanden som skickas till supportkanalen i Slack sparas i Slack i ett år från sändningen. I Free-paketet döljs meddelanden som är äldre än 90 dagar, men de raderas först efter ett år. Radering från Sutjas databas eller radering av en arbetsyta raderar inte Slack-meddelanden; lagringstiden i Slack räknas separat från sändningen.

12Den registrerades rättigheter

Du har rätt att:

• Få tillgång till och granska dina uppgifter
• Få felaktiga uppgifter rättade
• Begära radering av dina uppgifter
• Begränsa eller invända mot behandlingen
• Få dina uppgifter i ett portabelt format
• Återkalla ett samtycke du gett

Du kan själv radera ditt användarkonto på din profilsida i tjänsten. Övriga rättigheter utövar du genom att kontakta tietosuoja@sutja.fi. Vi besvarar förfrågningar i regel inom en månad.

Om din begäran gäller uppgifter som din arbetsgivare har sparat i sin arbetsyta är arbetsgivaren personuppgiftsansvarig och vi vidarebefordrar begäran dit. Raderingens steg och lagringstiderna beskrivs på vår GDPR-sida.

13Automatiserat beslutsfattande

Vi utför inte sådant automatiserat beslutsfattande eller profilering som omfattas av denna policy och som har rättsliga eller liknande betydande följder för dig.

Den automatiska schemaläggning som görs i tjänsten gäller kundens anställdas uppgifter, där kunden är personuppgiftsansvarig. Den behandlingen regleras av personuppgiftsbiträdesavtalet.

14Säkerhet

Vi skyddar personuppgifter med lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Uppgifterna krypteras under överföring och i vila, åtkomsten är rollbaserad enligt principen om lägsta behörighet, och användningen övervakas med loggar. Sutjas applikationsdatabas finns i finländska datacenter och säkerhetskopieras regelbundet.

De känsligaste uppgifterna, som frånvaroorsaker och deras bilagor, bankkonto, adress och innehållet i anställningsavtal, krypteras dessutom fält för fält och fil för fil med arbetsytans egen krypteringsnyckel redan innan de sparas. Huvudnyckeln förvaras inte i databasen, och nycklarna kan bytas. Inom arbetsgivarorganisationen syns dessa uppgifter bara för den anställda själv, den egna chefskedjan och administratörer. När en arbetsytas nyckel förstörs kan de fält och filer som krypterats med den inte längre återställas med någon nyckel.

Om en personuppgiftsincident inträffar underrättar vi tillsynsmyndigheten och, vid behov, dig, så som lagen kräver.

15Rätt att lämna klagomål

Om du anser att behandlingen av dina personuppgifter inte är laglig kan du lämna ett klagomål till tillsynsmyndigheten. I Finland är detta dataombudsmannens byrå (tietosuoja.fi).

16Cookies

Vår webbplats använder inga spårnings- eller analyscookies och sparar inga identifierare på din enhet. Webbplatsen innehåller inga skript eller pixlar från Google eller andra tredje parter. Webbplatsens eget skript skickar för varje öppnad sida en händelse för besöksstatistiken till vår server, så som beskrivs i avsnittet om mottagare. Om du kommer via en Google Ads-annons eller en kampanjlänk finns annonsklickets identifierare eller kampanjens UTM-taggar i sidans adress. UTM-taggarna ingår i besöksstatistiken, annonsklickets identifierare gör det inte. För annonsmätning används de endast om du skickar ett formulär under samma besök och separat tillåter mätning. En registreringslänk förmedlar dem till appen i sidans adress, och appen sparar dem i webbläsarens sessionslagring först när du tillåter mätning. Typsnitt och andra resurser serveras från vår egen server. Själva tjänsten använder endast nödvändiga cookies för inloggning och sessioner.

17Ändringar i denna policy

Vi kan uppdatera denna policy när tjänsten eller lagstiftningen ändras. Vi publicerar den aktuella versionen på den här sidan och anger uppdateringsdatumet högst upp.