1. Tillämpningsområde
Dessa villkor gäller användningen av Sutja-tjänsten (tjänsten). Tjänsten tillhandahålls av plops Oy (organisationsnummer 3596026-3, bifirma Sutja). Genom att ta tjänsten i bruk godkänner kunden dessa villkor.
Behandlingen av personuppgifter regleras av integritetspolicyn och personuppgiftsbiträdesavtalet, som kompletterar dessa villkor.
2. Beskrivning av tjänsten
Sutja är en molnbaserad tjänst för schemaläggning och personaladministration. Tjänsten levereras med Sutjas egen teknik, egna arbetsmetoder och egna processer. Sutja beslutar om tjänstens tekniska genomförande, arkitektur, verktyg och underleverantörer och har rätt att ändra dem.
Vi utvecklar tjänsten fortlöpande och dess funktioner kan ändras. En ändring får dock inte väsentligt försämra tjänstens avtalade innehåll eller säkerhetsnivån. Vi meddelar väsentliga ändringar i rimlig tid i förväg, och om en ändring väsentligt försämrar tjänsten till kundens nackdel får kunden säga upp avtalet att upphöra när ändringen träder i kraft. Om kunden har en pågående betald årsperiod gottgörs den outnyttjade tiden enligt punkt 11.
Byte av underbiträde regleras dessutom av punkt 7 i personuppgiftsbiträdesavtalet.
3. Konto och nyttjanderätt
Användning av tjänsten kräver att ett konto skapas. Kunden ansvarar för att kontouppgifterna är korrekta och för att förvara sina inloggningsuppgifter säkert. Åtkomsträttigheter och roller definieras per arbetsyta. Kunden ansvarar för sina användares handlingar i tjänsten.
4. Kundens ansvar
Kunden förbinder sig att använda tjänsten i enlighet med lagen och dessa villkor och ansvarar för att de uppgifter den matar in är korrekta och lagliga.
När kunden behandlar sina anställdas personuppgifter i tjänsten agerar kunden personuppgiftsansvarig och ansvarar för att det finns en laglig grund för behandlingen och att de anställda har informerats på lämpligt sätt.
5. Avgifter och fakturering
Tjänsten är avgiftsbelagd enligt det valda paketet och gällande prislista. Beställningen uppstår när kunden bekräftar beställningen i tjänsten, och kunden ger därmed Sutja rätt att fakturera det valda paketets månadsavgift, eller vid årsfakturering årsavgiften, i enlighet med dessa villkor.
Månadspriset för ett avgiftsbelagt paket bestäms av antalet aktiva verksamhetsställen i arbetsytan enligt prisnivåerna i prislistan, om inte priset har avtalats separat. Priset beror inte på antalet användare, anställda eller arbetspass. Vid månadsfakturering faktureras ett verksamhetsställe som skapas under en faktureringsperiod för hela perioden på nästa faktura, och en borttagning av ett verksamhetsställe sänker priset från och med nästa faktureringsperiod.
Paketet faktureras i förskott i början av varje faktureringsperiod. Faktureringsperioden är en månad, om inte kunden har valt årsfakturering. Betalningsvillkoret är 14 dagar netto från fakturadatumet. Gällande moms läggs till priserna. Fakturan levereras som e-faktura eller via e-post enligt kundens faktureringsuppgifter. För förfallna betalningar kan dröjsmålsränta enligt räntelagen och skäliga indrivningskostnader tas ut.
Årsfakturering är ett valfritt sätt att betala paketet för 12 månader på en gång i förskott. Faktureringsperioden, årsperioden, är då 12 månader, och dess månader räknas från årsperiodens startdag. Från årsavgiften (månadsavgift × 12) dras årsfaktureringsrabatten 15 % av, om inte annat har avtalats i avtalet. Om inte priset har avtalats separat faktureras ett verksamhetsställe som skapas under årsperioden för årsperiodens återstående månader, innevarande månad inräknad, med en tilläggsfaktura som skickas i slutet av den månad då verksamhetsstället skapades. En borttagning av ett verksamhetsställe gottgör inte den betalda årsperioden, utan sänker priset från och med nästa årsperiod.
Om kunden byter till ett större paket under årsperioden träder det nya paketet i kraft genast, och prisskillnaden faktureras för årsperiodens återstående månader, innevarande månad inräknad, med en tilläggsfaktura som skickas i slutet av den månad då bytet gjordes. Ett mindre paket och övergång till månadsfakturering träder i kraft när årsperioden slutar.
En rabatt som erhållits med en rabattkod och årsfaktureringsrabatten läggs inte ihop, utan för varje månad i årsperioden tillämpas den större av dem.
Den kostnadsfria provperioden gäller Intelligence-paketet och börjar när kunden registrerar sig i tjänsten. Den varar i 14 dagar och kräver inget betalningsmedel, och provperioden faktureras inte. Om kunden inte gör en beställning under provperioden övergår arbetsytan till Free-nivån när provperioden upphör, och Intelligence-paketets funktioner upphör.
Free-nivåns innehåll och begränsningar, såsom det högsta antalet verksamhetsställen, team och arbetspass per månad, anges i prislistan. När arbetsytan övergår till Free-nivån då provperioden eller prenumerationen upphör, låses de verksamhetsställen och team som överskrider Free-nivåns begränsningar. För ett låst verksamhetsställe eller team kan inga nya arbetspass planeras, men dess uppgifter och redan planerade arbetspass bevaras. Låsningen hävs när kunden gör en beställning. Vi kan ändra Free-nivåns innehåll och begränsningar genom att meddela i förväg, minst tre månader innan ändringen träder i kraft.
AI-paket är månatliga tillägg som utökar arbetsytans AI-kvot. Kunden kan köpa dem enligt prislistan till en gällande Intelligence- eller Enterprise-prenumeration, men inte under provperioden.
Vi kan ändra priserna genom att meddela i förväg, minst 30 dagar innan ändringen träder i kraft. Om kunden har en pågående betald årsperiod träder en prisändring i kraft tidigast när årsperioden slutar. Om kunden inte godkänner en höjning kan kunden säga upp tjänsten att upphöra innan ändringen träder i kraft.
6. Immateriella rättigheter
Tjänsten och tillhörande rättigheter tillhör Sutja. Kunden får nyttjanderätt till tjänsten under avtalets löptid. De uppgifter kunden matar in i tjänsten förblir kundens egendom.
7. Dataskydd och kundens data
Behandlingen av personuppgifter beskrivs i integritetspolicyn och personuppgiftsbiträdesavtalet. Kunden äger de uppgifter den lagrar i tjänsten, och de lagras i Finland och EU.
8. Tillgänglighet och support
Vi strävar efter att hålla tjänsten tillgänglig med så hög drifttid som möjligt, men vi garanterar inte oavbruten drift om inte en servicenivå avtalats separat.
Planerat underhåll utförs på tisdagar kl. 2–5 finsk tid, och vi meddelar det minst 7 dagar i förväg. En brådskande säkerhetsuppdatering kan utföras omedelbart, även utanför denna underhållstid, och vi meddelar den senast genast efter åtgärden. Även underhåll som utförs eller aviseras av en leverantör av datacenter-, moln- eller nättjänster kan ske utanför underhållstiden, och vi meddelar det så snart vi får kännedom om det. Underhåll meddelas per e-post till arbetsytans administratörer. I tillgängligheten räknas inte avbrott som beror på kundens egen miljö, tredje parts nät eller tjänster, angrepp mot tjänsten eller force majeure.
Support finns på hello@sutja.fi, och vi strävar efter att besvara supportförfrågningar utan dröjsmål på vardagar.
Sutja har rätt att avbryta tjänsten eller begränsa användningen av den om:
- kunden inte har betalat en förfallen tjänsteavgift och inte har rättat försummelsen inom 14 dagar från en skriftlig anmärkning
- avbrottet behövs för installations-, ändrings-, underhålls- eller uppdateringsåtgärder
- kunden väsentligt bryter mot dessa villkor eller mot avtalet
- avbrottet behövs för att avvärja eller begränsa ett säkerhetshot mot tjänsten, dess uppgifter eller andra användare
- force majeure eller en myndighets föreskrift kräver det
Ett avbrott för planerade installations-, ändrings-, underhålls- eller uppdateringsåtgärder är underhåll, och den underhållstid och det meddelande som beskrivs ovan tillämpas på det. Andra avbrott, såsom avbrott för att åtgärda ett fel eller en störning, meddelar vi i förväg när det rimligen är möjligt. Vi begränsar avbrottets omfattning och längd till vad som är nödvändigt. Ett avbrott för att avvärja ett säkerhetshot kan genomföras omedelbart, varvid meddelandet ges senast genast efteråt. Tjänsten återställs utan dröjsmål när orsaken till avbrottet har upphört. Ett avbrott som beror på kundens försummelse eller avtalsbrott befriar inte kunden från betalningsskyldigheten.
9. Acceptabel användning
Tjänsten får inte användas för olaglig verksamhet, för att kränka andras rättigheter eller för att störa tjänstens funktion. Bakåtkompilering eller otillåten kopiering av tjänsten är förbjuden.
10. Ansvarsbegränsning
Tjänsten tillhandahålls i befintligt skick. Sutja ansvarar inte för indirekta skador eller följdskador, såsom utebliven vinst, avbrott i affärsverksamheten, förlust av data eller tredje parts anspråk.
Sutjas totala avtalsbaserade ansvar är begränsat till högst ett belopp som motsvarar avgifterna för tjänsten för de sex månader som föregick skadan. Årsavgiften och årsfaktureringens tilläggsfakturor fördelas då jämnt på de månader i årsperioden som de omfattar.
Begränsningen gäller inte skada som orsakats uppsåtligen eller genom grov vårdslöshet, och inte heller ansvar som inte kan begränsas enligt tvingande lag.
Skadeståndsanspråk ska framställas inom rimlig tid och senast tre månader efter att skadan upptäcktes eller borde ha upptäckts.
11. Giltighet och uppsägning
Avtalet träder i kraft när kunden bekräftar beställningen i tjänsten och gäller tills vidare, och fortsätter en faktureringsperiod i taget. Faktureringsperioden är en månad, eller 12 månader vid årsfakturering.
Kunden kan säga upp prenumerationen när som helst på Fakturering-sidan i tjänsten. Uppsägningen träder i kraft vid slutet av den pågående faktureringsperioden: nästa period faktureras inte längre, och en redan påbörjad period återbetalas inte. Därefter övergår arbetsytan till den kostnadsfria Free-nivån om kunden inte raderar den. Om kunden raderar arbetsytan upphör avtalet omedelbart, och det jämställs med kundens egen uppsägning.
Om kunden har en pågående betald årsperiod träder kundens uppsägning, även en övergång till Free-nivån, i kraft när årsperioden slutar. Årsavgiften återbetalas inte, även om kunden säger upp prenumerationen under årsperioden, och en radering av arbetsytan gottgör inte den betalda årsperioden. Årsfaktureringsrabatten är motprestationen för att årsavgiften inte återbetalas. Undantag från dessa regler anges nedan.
Vardera parten kan häva avtalet om den andra väsentligt bryter mot avtalet och inte rättar till avtalsbrottet inom rimlig tid, senast inom 30 dagar från en skriftlig anmärkning. Rätten att avbryta tjänsten på de grunder som anges i punkt 8 är skild från rätten att häva avtalet: ett avbrott förutsätter inte hävning, och hävning förutsätter inte ett föregående avbrott.
Om avtalet upphör under en betald årsperiod av något annat skäl än kundens egen uppsägning eller kundens avtalsbrott, skjuts upphörandet inte upp till årsperiodens slut, och vi gottgör den outnyttjade tiden i hela månader. Sådana skäl är kundens hävning på grund av Sutjas väsentliga avtalsbrott och att avtalet avslutas enligt punkt 13 eller 15. Detsamma gäller när kunden säger upp avtalet enligt punkt 2 eller 12.
När avtalet upphör återlämnas eller raderas kundens uppgifter i enlighet med personuppgiftsbiträdesavtalet.
12. Ändringar av villkoren
Vi kan uppdatera dessa villkor när tjänsten eller lagstiftningen utvecklas. Vi meddelar väsentliga ändringar i förväg, och genom att fortsätta använda tjänsten godkänner kunden de uppdaterade villkoren. Om kunden har en pågående betald årsperiod och en ändring väsentligt försämrar kundens ställning, får kunden säga upp avtalet att upphöra när ändringen träder i kraft, och den outnyttjade tiden gottgörs enligt punkt 11.
13. Force majeure
Ingendera parten ansvarar för dröjsmål eller skada som beror på en force majeure-händelse utanför partens kontroll som parten inte rimligen kunde ha beaktat när avtalet ingicks. Sådana händelser är till exempel omfattande nät- eller strömavbrott, telekommunikationsstörningar, myndighetsåtgärder, strejker och naturkatastrofer. En part meddelar den andra om en force majeure-händelse utan onödigt dröjsmål.
Om en force majeure-händelse, såsom en myndighets föreskrift, hindrar användningen av tjänsten under en sammanhängande period om mer än 30 dagar, får vardera parten avsluta avtalet genom att skriftligen meddela den andra parten. Den outnyttjade delen av en betald årsperiod gottgörs då enligt punkt 11.
14. Sekretess
Vardera parten håller den andra partens konfidentiella information hemlig och använder den endast för avtalets ändamål. Sekretessen gäller inte information som är allmänt tillgänglig, som mottagits från tredje part utan sekretessförpliktelse eller som utvecklats självständigt.
Sekretessförpliktelsen fortsätter att gälla även efter att avtalet upphört.
15. Immaterialrättsligt intrång
Vi ansvarar för att tjänsten inte kränker tredje parts immateriella rättigheter i Finland. Om ett sådant anspråk riktas mot tjänsten försvarar vi kunden på egen bekostnad, förutsatt att kunden utan dröjsmål meddelar oss om anspråket och låter oss sköta ärendet.
Om tjänsten konstateras göra intrång skaffar vi kunden rätten att fortsätta använda den, ändrar tjänsten eller avslutar i sista hand avtalet och gottgör den outnyttjade tiden. För en betald årsperiod beräknas gottgörelsen enligt punkt 11. Detta är hela omfattningen av vårt ansvar för immaterialrättsligt intrång.
Ansvaret gäller inte intrång som beror på en ändring som kunden gjort, kundens instruktioner eller användning av tjänsten tillsammans med en produkt som vi inte levererat.
16. Överlåtelse av avtalet
Ingendera parten får överlåta avtalet utan den andra partens samtycke. Vi får dock överlåta avtalet till ett koncernbolag eller i samband med en verksamhetsöverlåtelse, och får överlåta fordringar som grundar sig på avtalet.
17. Tillämplig lag och tvister
Dessa villkor regleras av finsk lag. Tvister löses i första hand genom förhandling. Om ingen överenskommelse nås avgörs tvister vid Norra Savolax tingsrätt (Pohjois-Savo).